GOLEK SURAT CEPET DENGAN KARTU MLINJON CEPAT

 

Kategori Inovasi:

Peringkat 1 : Inovasi Penyelenggaraan Pemerintahan Desa

 

 Dengan jumlah penduduk Desa Mlinjon di kisaran 8.000 dan database penduduk saat ini sudah semakin baik, maka perlu dilakukan inovasi agar dalam pelayanan surat dan adminstrasi kependudukan yang lain menjadi lebih cepat. Keperluan administrasi penduduk yang semakin meningkat memerlukan upaya dari pelayan masyarakat agar mutu layanan semakin prima. Setelah ada inovasi ini masyarakat mendapatkan pelayanan sangat cepat, jauh berbeda dengan sebelum inovasi ini diterapkan.

Karena itulah inovasi desa yang diberi nama “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” ini oleh pemerintah Desa Mlinjon, Kecamatan Suruh, dianggap menjadi solusi bagi pelayanan yang lebih baik dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Ini diharapkan menjadi bentuk  penyelenggaraan pelayanan publik berupa terobosan perbaikan efisiensi dan efektifitas pelayanan publik desa.

Masalah utama di Desa yang mendesak untuk diselesaikan adalah banyaknya penduduk yang memerlukan pelayanan publik di desa dengan berbagai macam keperluan dan menginginkan pelayanan yang cepat dan tepat. Keadaan sebelum Inovasi ini diterapkan, dalam pelayanan memerlukan waktu yang lama dalam urusan administrasi. Manfaat inovasi ini menyasar kepada seluruh masyarakat Desa Mlinjon yang telah mempunyai NIK dan terdaftar dalam database desa.

Inovasi Kartu Mlinjon Cepat dianggap  mampu memecahkan masalah atau memanfaatkan keunggulan desa. Sebelum ada inovasi ini pelayanan ini diterapkan masyarakat memerlukan waktu yang lama karena harus mengisi biodata penduduk secara manual.  Pendekatan baru yang dilakukan untuk memecahkan masalah ini adalah dengan memanfaatkan NIK yang sudah dikonversi ke barcode dari database penduduk untuk mengisi form pelayanan secara otomatis sehingga pengisian form bisa sangat cepat dan tepat. Tujuan utama inovasi adalah masyarakat merasa puas dengan pelayanan di desa dengan cepatnya proses pelayanan.

 

TEROBOSAN INOVATIF DAN KREATIF

Dalam hal apa terobosan Kartu Mlinjon Cepat  di Desa Mlinjo ini dinilai kreatif dan inovatif? Inovasi ini merupakan adopsi dari pelayanan kasir di toko swalayan yang memanfaatkan barcode pada barang yang dibeli oleh konsumen untuk menghitung jumlah yang harus dibayar. Inovasi Pelayanan ini dinilai kreatif dan inovatif karena memanfaatkan Kartu Mlinjon Cepat  yang memuat NIK yang sudah dikonversi menjadi barcode untuk mempercepat pelayanan sehingga petugas tidak perlu mengisi biodata penduduk yang mencari pelayanan.

Seluruh penduduk ber-NIK mendapatkan kartu tersebut, sehingga menjangkau seluruh warga. Aplikasi yang dibuat sangat sederhana sehingga dapat dengan cepat mengikuti perkembangan kebutuhan masyarakat. Aktor desa yang terlibat dalam proses ini adalah perangkat desa dan ketua RT yang ikut memvalidasi database.  Manfaat yang dirasakan sehingga dikatakan kreatif dan inovatif adalah masyarakat merasa pelayanan di desa bisa sangat cepat.

Indikator inovatif bisa dilihat ketika banyak yang bertanya, misalnya: “Ini kartu apa, kok selama hidup baru ada saat ini? Kok masyarakat di beri Kartu Mlinjon Cepat ini untuk apa?” Dari pertanyaan ini jelas menandakan ini barang baru yang belum pernah terpikir oleh yang lain.

 

PELAKSANAAN

Langkah-langkah yang ditempuh dalam  pelaksanaan inovasi pelayanan desa ini dapat dilihat daro langkah-langkah utama (kronologi) pelaksanaan inovasi sebagai berikut:

• Tahun 2014 dan tahun-tahun sebelumnya setiap penduduk yang memerlukan pelayanan administrasi di desa akan sangat lama menunggu pelayanan dari desa karena petugas pelayanan di desa harus menanyakan banyak hal dan menuliskannya secara manual dalam form surat atau form administrasi lainnya. Lamanya pelayanan ini semakin terasa bila banyak penduduk yang memerlukan pelayanan datang ke balai desa secara bersamaan;
• Tahun 2015, melihat kenyataan ini terbersit pemikiran bagaimana caranya mempercepat pelayanan kepada warga, maka dibuatlah aplikasi pelayanan masyarakat dengan bantuan tool mail merger pada Ms Word, namun pelayanan dengan Ms. Word ternyata juga belum mampu maksimal mempercepat pelayanan;
• Tahun 2016 dengan bekal kemampuan seadanya, dirintis pelayanan masyarakat dalam format Ms. Excel dengan basis NIK;
• Pelayanan dengan format ini sudah sangat membantu mempercepat pelayanan, meskipun petugas di desa masih harus menuliskan NIK secara manual kedalam aplikasi sederhana yang disediakan;
• Terinspirasi oleh pelayanan kasir di swalayan, maka dirancanglah sebuah kartu yang berisi informasi NIK yang sudah dikonversi menjadi barcode yang mampu dibaca oleh scaner untuk mempercepat pelayanan, maka terwujudlah KARTU MLINJON CEPAT untuk seluruh penduduk berbasis NIK

 

     Adapun pihak-pihak yang turut berkontribusi dalam Inovasi Pelayanan Berbasis NIK Dengan Kartu Mlinjon Cepat ini, antara lain:

• Sekretaris Desa, sebagai orang  yang mempunyai gagasan awal;
• Kepala Desa, sebagai otoritas yang  menyetujui ide tersebut;
• Perangkat desa, yaitu pihak yang menyusun akurasi pendataan database, pencetakan Kartu Mlinjon Cepat;
• Ketua RT, yang  membantu menyusun akurasi pendataan database dan membagikan Kartu Mlinjon Cepat kepada warga;
• BPD, sebagai pihak yang mendukung Inovasi dengan persetujuan anggaran;
• Masyarakat, sebagai pihak  yang tertib membawa Kartu Mlinjon Cepat ketika memerlukan pelayanan di Balai Desa.

 

Untuk mewujudkan inovasi ini, sumber daya yang digunakan dan  dimobilisasi, antara lain:

• Dukungan anggaran, yaitu  APBDesa, terutama yang bersumber dari Alokasi Dana Desa (ADD) untuk pencetakan Kartu Mlinjon Cepat;
• Teknologi, yaitu komputer dan scaner pembaca barcode;
• Operator, yaitu petugas pelayanan di desa.

 

Cara agar sumberdaya tersebut bisa dimobilisasi guna mendorong keberlanjutan Inovasi Pelayanan Berbasis NIK Dengan Kartu Mlinjon Cepat adalah meminimalisir anggaran pencetakan kartu dan terus mengembangkan kemampuan operator mengikuti perkembangan kebutuhan masyarakat.

 

MANFAAT YANG DICAPAI

Iovasi pelayanan dengan memanfaatkan teknologi komputer tersebut amat dirasakan manfaatnya oleh warga desa Mlinjon. Beberapa manfaat yang paling nyata, antara lain:

• Rata-rata pelayanan masyarakat di operator Komputer cukup 1 menit bahkan bisa lebih cepat khusus untuk pelayanan pengajuan KTP;
• Data base penduduk bisa langsung diperbaiki ketika masyarakat mendapati data yang tercetak sudah tidak sesuai dengan kondisi terkini;
• Antrian yang semakin cepat karena semakin cepatnya pelayanan masyarakat;
• Secara umum masyarakat mendapatkan pelayanan lebih baik.

 

Proses pemantauan dan evaluasi perkembangan Inovasi Pelayanan Berbasis NIK Dengan Kartu Mlinjon Cepat adalah sebagai berikut: Kepala Desa menugaskan tim pelayanan memastikan masyarakat menggunakan Kartu Mlinjon Cepat dalam proses pelayanan administrasi di desa dan melaporkan atau menginformasikan kepada Kepala Desa. Instrumen atau alat bantu yang digunakan untuk pemantauan dan evaluasi adalah laporan tim kepada Kepala Desa tentang perkembangan pelaksanan Pelayanan.

Tentu saja ada kendala yang dihadapi.  Permasalahan dalam Inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” adalah adanya penduduk baru lahir yang mengurus Data Kependudukan, setelah memperoleh NIK tidak segera lapor ke desa, sehingga belum bisa dicetakkan Kartu Mlinjon Cepat. Cara mengatasinya adalah menghimbau yang bersangkutan untuk segera melaporkan NIK anaknya.

Masalah lain adalah bahwa masyarakat yang mencari pelayanan lupa tidak membawa Kartu Mlinjon Cepat atau Kartunya hilang sehingga memperlambat pelayanan. Cara mengatasinya adalah dilayani oleh petugas khusus sehingga tidak menggangu antrian penduduk yang lain.

Contoh konkrit yang dirasakan masyarakat setelah Inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat”:

• Pelayanan pencari KTP hanya butuh waktu kisaran 30 detik di operator terhitung setelah Kartu Mlinjon Cepat diterima oleh operator;
• Akurasi penulisan biodata penduduk menjadi 100% benar sesuai dengan database kependudukan, dan akan sangat mudah mengganti database apabila setelah diteliti oleh masyarakat terdapat kesalahan data. Pada saat yang sama database akan diupdate oleh operator.

 

Manfaat benar-benar dapat dirasakan dengan membandingkan kondisi antara sebelum  dan sesudah diterapkannya  inovasi desa  Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” ini. Dulu, sebelum inovasi itu diterapkan pelayanan administrasi sangat lama karena operator atau petugas pelayanan masyarakat harus menuliskan secara manual seluruh biodata penduduk dalam form surat atau pelayanan administrasi lain. Selain itu, akurasi penulisan biodata belum bisa 100% sama karena harus ditulis manual.  Database kependudukan tidak digunakan untuk pelayanan.

Setelah inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat”  ada perubahan yang dirasakan, misalnya adalah cepatnya pelayanan administrasi,  bahkan tidak sampai 1 menit untuk pelayanan tertentu seperti KTP atau keterangan warga kurang mampu/miskin. Inovasi itu juga membuat akurasi penulisan biodata bisa 100% sama dengan database karena dilakukan secara otomatis oleh sistem.  Database kependudukan dapat dipergunakan lebih maksimal dan diperbaharui sesuai kondisi terkini masyarakat.

 

TINDAKLANJUT DAN PENGEMBANGAN

Sebagai suatu bentuk terobosan dalam meningkatkan kualitas pelayanan, program “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat”  dapat direplikasi (diadopsi) di desa lain. Tentunya, supaya inovasi itu dapat direplikasi, perlu diperhatikan hal-hal berikut :

• Desa mempunyai database penduduk berbasis NIK;
• Memiliki seperangkat komputer dengan program Ms. Excel;
• Memiliki operator yang bisa mengoperasikan Ms. Excel;
• Memiliki KARTU CEPAT dan scaner pembacanya;
• Akan lebih maksimal apabila operator sedikit memahami pemrograman Ms. Excel untuk mengembangan jenis surat atau pelayanan sesuai dengan perkembangan.

 

Untuk bisa mengoptimalkan terobosan inovatif “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” dan agar terus dijalankan hingga menghasilkan manfaat yang lebih baik, perlu dukungan agar inovasi itu bisa berjalan dengan baik. Dukungan yang diperlukan, antara lain:

• Dukungan kebijakan, untuk  mengamankan kebijakan “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat”  dalam perencanaan desa yang tertuang dalam Peraturan Desa tentang RPJMDesa dan RKPDesa;
• Sokongan keuangan, yaitu  dukungan pendanaan untuk pencetakan Kartu Mlinjon Cepat susulan untuk penduduk baru lahir atau pencetakan ulang kartu rusak atau hilang milik masyarakat;
• Sokongan budaya, yaitu kultur yang bisa  menumbuhkan ketertiban masyarakat membawa Kartu Mlinjon Cepat serta menjaga agar kartu jangan sampai rusak atau hilang.

 

Saat ini belum ada replikasi inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” secara massif di desa atau tempat lainnya tetapi beberapa desa sudah mencoba komunikasi untuk replikasi program ini. Pembelajaran berharga yang dapat dipetik dari penerapan inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat”, antara lain:

• Pembelajaran pertama yakni tahap yang paling mudah dalam pelaksanaannya adalah pencetakan Kartu Mlinjon Cepat dengan peralatan sederhana. Pencetakan ini bisa dilakukan oleh semua perangkat desa tanpa keahlian khusus;
• Pembelajaran kedua yakni tahap yang paling sulit adalah mengkonversi NIK menjadi Barcode dan pemprograman Ms Excel. Hal ini terjadi karena keahlian yang sangat terbatas dari perangkat desa dan proses belajar yang otodidak dalam pemrograman Ms Excel.

 

Kunci sukses dari inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” yang diperlukan bagi keberhasilan inovasi ini, antara lain:

• Komitmen Pemerintah Desa yang kuat;
• Kesadaran masyarakat tertib administrasi dan selalu membawa Kartu Mlinjon Cepat setiap membutuhkan pelayanan publik di desa.

 

Inovasi “Golek Surat Cepet dengan Kartu Mlinjon Cepat” dapat mengubah pola pikir bagi perangkat desa, inovasi ini menguatkan niat untuk semakin bersungguh-sungguh melayani masyarakat dengan baik, sementara masyarakat juga berpikir bahwa pemerintah desa ternyata juga telah berupaya maksimal melakukan terobosan agar pelayanan semakin mudah dan cepat. []